Gratis gæsteliste · Bryllup, konfirmation og fest
Gæsteliste til bryllup og fest: hold styr på, hvem der kommer
Hold styr på alle gæsterne ét sted: hvem der er inviteret, hvem der kommer, hvad de har svaret, og hvor de bor. Gæstelisten hænger sammen med resten af planlægningen, så bordplanen, budgettet og gæstesiden altid bruger den samme liste.
Gratis. I opretter først en konto, når I vil gemme.
Det kan gæstelisten
Tilføj gæsterne, eller importér fra Excel
Tilføj gæsterne en ad gangen, eller importér en CSV-fil fra fx Excel eller Google Sheets med navn, e-mail, husstand, gruppe og titel. Navne, der allerede står på listen, springes over.
Husstande, grupper og +1
Sæt gæster i samme husstand, så kan de svare for hinanden. Grupper som “Brudens familie” eller “Kolleger” gør listen let at sortere, og en titel som forlover eller toastmaster viser, hvem der har en rolle.
Må en gæst tage nogen med, vælger I hvor mange: en ledsager (+1) eller hele familien (+3). Ledsagerne tæller først med, når de er tilføjet på listen.
Alt om hver gæst ét sted
Ved hver gæst står status, altså om de kommer, afventer eller har meldt fra, og hvornår de sidst var på gæstesiden. Resten udfylder I efter behov, fx adresse, titel eller +1.
Svarene på jeres S.U.-spørgsmål, fx menuvalg og allergier, står som mærker ved hver gæst.
Øverst ser I, hvor mange der har svaret, og hvor mange der kommer, så I kan se, hvem I mangler svar fra.
S.U. og jeres egne spørgsmål
Vælg, hvad I vil vide om gæsterne: menuvalg, allergier, overnatning og lignende. I finder Ekstra spørgsmål på gæstelisten. Har I en festside, svarer gæsterne der, og ellers udfylder I svarene ved hver gæst.
Sådan laver I gæstesiden →
Én liste, som resten af festen bruger
Retter I noget på gæstelisten, følger resten med:
- Bordplanen: gæsterne placeres fra listen, og pladserne har farve efter deres svar.
- Budgettet: priser pr. gæst følger antallet på listen eller dem, der kommer.
- Gæstesiden: gæsterne logger ind med deres navn eller kode, og deres svar og adresser lander på listen.
- Drejebogen: toastmasteren og køkkenet ser listen med bord og menuvalg.
Sådan kommer I i gang
- Opret festen, og åbn Gæsteliste.
- Tilføj gæsterne en ad gangen, eller importér dem fra Excel.
- Udfyld det, jeres fest har brug for, fx adresse, titel eller +1.
Sådan laver I gæstelisten
Gæstelisten bestemmer det meste af festen: lokalet, budgettet og bordplanen. Derfor er den værd at lave tidligt, også selvom den ændrer sig undervejs.
Start bredt, og skær så til
Skriv først alle ned, I kunne tænke jer at invitere, hver for sig. Læg listerne sammen, og del gæsterne i kredse: nærmeste familie, venner, den større familie, kolleger og forældrenes venner.
Mange laver en A- og en B-liste. A-listen er dem, festen ikke kan undvære. B-listen er dem, I gerne vil have med, hvis der er plads og budget, og som kan inviteres, når de første svar er kommet.
Hvor mange gæster skal I invitere?
Tre ting sætter grænsen: hvad lokalet kan rumme, hvad I vil bruge, og hvilken fest I ønsker. Prisen pr. kuvert gange antallet af gæster er ofte den største post i budgettet, så en gæst mere eller mindre kan mærkes.
Tæl alle med, også børn, ledsagere og jer selv. Og regn med, at nogle melder fra, især hvis festen ligger i sommerferien, eller mange skal rejse langt.
Hvem skal inviteres?
Når listen er for lang, hjælper det at stille de samme spørgsmål til alle:
- Har vi set dem, eller talt med dem, det seneste år?
- Ville vi invitere dem hjem til middag?
- Kender vi dem begge to, eller kun den ene?
- Inviterer vi dem af lyst eller af pligt?
- Hvis vi inviterer én fra en gruppe, skal vi så også invitere resten?
Børn og +1: lav en regel, og hold den
Beslut tidligt, om der skal være børn med, fx ingen børn, kun familiens børn eller alle. Det samme gælder ledsagere: mange giver +1 til faste partnere og til gæster, der kun kender få.
Skriv navnene på dem, der er inviteret, på invitationen. Så er der ingen tvivl om, hvem der er med, og I skal ikke forklare reglen til hver enkelt.
Hvornår skal invitationerne ud?
- Save the date: så snart datoen ligger fast, gerne 6 til 12 måneder før, især til et bryllup i sommersæsonen eller i udlandet.
- Invitationer: 2 til 4 måneder før festen, og i den tidlige ende til et bryllup i højsæsonen.
- S.U.-frist: ca. en måned før festen, og højst 3 til 4 uger efter, at gæsterne har fået invitationen, så den ikke bliver glemt.
Hvad betyder S.U.?
S.U. står for svar udbedes. Det betyder, at I gerne vil vide, om gæsten kommer, inden en bestemt dato. Det står typisk nederst på invitationen, fx “S.U. senest den 1. maj på vores side”.
Hvornår skal svarfristen være?
Til et bryllup ligger svarfristen typisk ca. en måned før festen. Den skal ligge før den dato, hvor stedet og køkkenet skal have det endelige antal, og så I har tid til bordplanen.
Giv ikke gæsterne mere end 3 til 4 uger fra invitationen. Er fristen for langt væk, bliver svaret glemt.
Hvilke spørgsmål skal med i S.U.?
Spørg kun om det, I skal bruge til noget. Hvert ekstra spørgsmål gør det lidt tungere at svare.
- Kommer du? For hver person i husstanden
- Menuvalg, hvis der er flere retter at vælge imellem
- Allergier og kosthensyn, fx vegetar eller glutenfri
- Overnatning, hvis I har reserveret værelser
- Transport, fx om man vil med bussen
- Tale eller sang, så toastmasteren kan planlægge aftenen
Spørg rigtigt om allergier
Bed om det konkrete, fx nødder eller laktose, og ikke bare ja eller nej. Giv listen videre til køkkenet sammen med det endelige antal, og husk børnene.
Når nogen ikke har svaret
Der er næsten altid nogle, der glemmer det. Send en venlig påmindelse en uge før fristen til dem, der ikke har svaret, og ring til de sidste, når fristen er gået. De har som regel bare glemt det.
Til konfirmation, barnedåb og fødselsdag
Her er det ofte forældrene, der laver listen, men lad hovedpersonen være med til at bestemme. Til en konfirmation skal I fx beslutte, om konfirmandens venner skal med til hele festen eller kun en del af den. Gudforældre og bedsteforældre hører som regel til på A-listen.
Det skal stå på gæstelisten
- Fulde navn på hver gæst, også børn
- Husstand, så en familie kan få én invitation og svare samlet
- Adresse, e-mail eller telefon, til invitationen
- Gruppe, fx Brudens familie eller Kolleger
- Svar, menuvalg og allergier
- Roller som forlover, toastmaster eller gudforælder
Spørgsmål
Er gæstelisten gratis?
Ja. I kan lave gæstelisten og resten af planlægningen gratis, og I opretter først en konto, når I vil gemme.
Hvorfor ikke bare bruge en skabelon i Excel?
Det kan I sagtens. Fordelen her er, at svarene fra gæstesiden kommer direkte ind, og at budgettet og bordplanen bruger den samme liste. Har I allerede et ark, kan I importere det.
Kan vi importere fra Excel?
Ja. Gem arket som CSV, og importér filen. Kun navnet er påkrævet. Listen kan også eksporteres til CSV med de kolonner, I har brug for.
Kan gæsterne selv skrive deres adresse?
Ja. Står gæstesiden på Save the date, kan gæsterne skrive deres adresse til invitationen, og den lander på gæstelisten.
Hvad sker der, når vi sletter en gæst?
Gæsten forsvinder også fra bordplanen, så der ikke står et navn på en tom plads.
Kan vi ændre svarmulighederne?
Ja, under Ekstra spørgsmål på gæstelisten, fanen Deltagelse. Der kan I omdøbe Kommer og Kommer ikke og tilføje jeres egne.
Kan gæsterne ændre deres svar?
Ja, frem til svarfristen. Uden svarfrist kan de altid ændre det.
Kan vi minde dem, der mangler, om at svare?
Ja. Under Send opdatering i gæstelisten kan I skrive til gæster med en bestemt status, fx alle der afventer.